Eine Location bestimmt maßgeblich den Eindruck einer Veranstaltung und die Atmosphäre, in der das Programm von den Gästen erlebt wird.
Lassen Sie bei der Standortwahl alle Faktoren eine Rolle spielen und behalten Sie die Ziele der Veranstaltung im Auge.
Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Tipps und Ideen bei der Suche nach der am besten geeigneten Eventlocation.
Atmosphäre und Ambiente der Location
- Welches Gefühl vermittelt die Eventlocation?
- Entspricht die Location in puncto Atmosphäre und Erscheinungsbild den Zielen der Veranstaltung (Zielsetzung, Thema, Zielgruppe etc.)?
Barrierefreiheit
- Ist der Standort gut erreichbar (Auto, öffentliche Verkehrsmittel,…)?
- Gibt es Baustellen und Umleitungen (geplant)?
- Muß eine Beschilderung bereitgestellt werden?
- Wie überlaufen ist der Standort?
- Parken
- Gibt es genügend Parkplätze?
- Gibt es Parkplätze für Dienstleister in der Nähe des Eingangs?
- Wird ein Parkwächter benötigt?
- Wie lang ist die Entfernung zwischen Veranstaltungsort und Parkplatz? Ist ein Shuttleservice erforderlich?
- Ist der Parkplatz und die Zufahrt ausreichend beleuchtet?
- Wenn in der Nähe öffentliche Parkplätze vorhanden sind, werden Parktickets für die Gäste bereitgestellt?
- Müssen Parkplätze auf der öffentlichen Straße reserviert werden?
Kapazität
- Verfügt die Location über ausreichende Kapazitäten für die Anzahl der Gäste?
- Wie viele Personen sind maximal erlaubt?
- Sind mehrere Zimmer verfügbar?
Faustregel Personenzahl pro m²:
Tagungen und Konferenzen
- Theaterbestuhlung: 0,5m²/Person
- Schulaufbau: 1,5m²/Person
- Kabarettbestuhlung: 1m²/Person
- Quadratische Formation: 0,5m²/Person
- U-Form: 1m²/Person
- Teambuidling: 2m²/Person
Partys
- Rezeption: 1m²/Person
- Abendessen im Sitzen: 1,5 bis 2 m²/Person
- Party: 1,5m²/Person
- Flexibilität
- Was ist, wenn sich mehr/weniger Gäste anmelden?
- Ist der Standort durch Zelte erweiterbar?
- Verfügt die Location über zusätzliche Räume (Simultanübersetzung, Breakout-Sessions, Lagerräume, Umkleidekabinen/Lodges, VIP-Bereich,…)?
- Ist die Location für Behinderte zugänglich?
Audiovisuelles
- Ist die Location audiovisuell ausgestattet?
- Gibt es eine freie Wahl des technischen Lieferanten?
Bühne
- Gibt es eine Bühne?
- Gibt es Platz für eine Bühne?
- Gibt es Lounges in der Nähe der Bühne?
Tanzfläche
- Eignet sich der Untergrund als Tanzfläche?
- Muss eine (Holz-)Tanzfläche verlegt werden?
- Stellen Sie 10 bis 20 % der Gesamtfläche als Tanzfläche zur Verfügung.
Akustik
- Was ist mit der Akustik?
- Sie benötigen ein angepasstes Soundsystem?
Strom und Wasser
- Ist die Gesamtleistungskapazität ausreichend?
- Gibt es mehrere Leistungsgruppen (Gastronomie, Technik,…)?
- Ist an den notwendigen Stellen (Küche, Bühne,…) bereits Strom vorhanden?
- Sind genügend Steckdosen vorhanden?
- Gibt es fließendes Wasser?
Sanitär
Sind genügend Toiletten vorhanden? Faustregel für die Anzahl der Toiletten:
- Eine Toilette pro 150 gleichzeitige Besucher und mindestens 2 Toiletten.
- Eine Toilette ist in 150m erreichbar.
- Müssen Toilettenwagen installiert werden?
- Ist Toilettenpersonal anwesend?
- Welche Materialien stehen zur Verfügung (Reinigungstücher, Lufterfrischer, Toilettenpapier,…)?
Klimaanlage/Heizung
- Gibt es eine Klimaanlage?
- Wie wird erhitzt?
- Welche Temperaturgarantien gibt es?
Garderobe
- Gibt es eine Garderobe?
- Hat die Garderobe Garderobenkarten?
- Gibt es ein Garderobenpersonal?
Logistik
- Ist ein An- und Abtransport von Waren auch während der Veranstaltung ohne Belästigung der Gäste möglich?
- Braucht es einen technischen Korridor?
Gastronomie
- Welche Verpflegungsmöglichkeiten gibt es? Empfang, Stehen, Sitzen?
- Ist eine ausreichend ausgestattete Küche vorhanden?
- Eventuelle Einschränkungen in der Küche, z.B. kein Kochen mit Gas?
- Freie Wahl des Caterers? Wenn nicht, Buy-out-Gebühr?
Unterkunft
- Welche Übernachtungsmöglichkeiten gibt es in der Nähe des Veranstaltungsortes?
Exklusivität
- Ist eine exklusive Anmietung der Location möglich?
- Können gleichzeitig andere Veranstaltungen in anderen Räumen stattfinden?
Bedingungen
- Ist es möglich, eine Standortoption zu wählen?
- Welche allgemeinen Mietbedingungen/Stornierungsmöglichkeiten gibt es?
Mietpreis
- Wie hoch ist der Mietpreis? Gibt es einen Unterschied zwischen Auf-/Abbautagen und Veranstaltungstagen?
- Was genau ist enthalten?
- Werden Überstunden berechnet?
- Wie sind die Zahlungsbedingungen?
Sicherheit
- Entspricht der Standort den Sicherheitsbestimmungen?
- Gibt es genügend Notausgänge? Sind die Notausgänge richtig gekennzeichnet?
- Gibt es Feuerlöscher?
- Gibt es einen Evakuierungsplan?
Störungen
- Gibt es in der Umgebung des Veranstaltungsortes störende Elemente (Umgebungslärm, schlechte Nachbarschaft etc.)?
- Regeln zur zulässigen Lautstärke?
